株式会社ホクトエンジニアリング
個人情報保護方針
平成17年12月20日制定
平成30年 3月31日改定
株式会社ホクトエンジニアリング 代表取締役 戸田真人
株式会社ホクトエンジニアリングは、車輌運行管理・ビル総合管理業を営む上で、個人情報保護が重大な社会的責任と認識し、JISQ15001の個人情報保護に関するテムの要求事項に基づく個人情報保護のマネジメントシステムを構築し、適切な運用を行います。
適切に個人情報を保護するには、当社の役員・従業員等すべてが、個人情報保護方針を理解し、個人情報の保護に対して不断の努力を続け、心から信頼される企業を目指します。
個人情報を取得する際は、当社の事業目的の達成に必要な範囲内で利用目的を特定、明示し、本人の同意を得た上で適法かつ公正な手段により行います。取得した個人情報は、あらかじめ特定した利用目的を達成する範囲のみ利用・提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取り扱いは行わないとともに、目的外利用など適切な取り扱いが行われていないか定期的にチェックいたします。
１．個人情報の取扱いについて
当社では、「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の適切な保護に取り組んでおります。
当社が事業の用に供するために取得し、または保有する個人情報について、以下の通りお知らせ致します。
２．個人情報保護管理者とその連絡先
個人情報保護管理者：目黒支店 本田 諭孝
電話 03-3760-4866 FAX 03-3760-4890
３. 個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守について
個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの要求事項JISQ15001 2006に基づき適正な個人情報の保護・管理を行います。
４. 個人情報へのリスクの予防ならびに是正について
個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩を予防するために、合理的な安全対策措置を講じます。また、この安全対策については定期的に見直しを行い、是正します。
５. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
当社が保有する個人情報を安全に保護するため、個人情報保護マネジメントシステムに基づき計画(Plan)、実施（Do）、監査（Ｃｈｅｃｋ）及び見直し（Ａｃｔ）に関するＰＤＣＡサイクルを確実に実行し、個人情報保護に関する継続的な改善を行います。
６．個人情報の利用目的
当社が取得した個人情報は、以下の利用目的の範囲内で利用致します。
（１）本人から直接書面によって取得する場合
採用応募者情報 ：採用応募者への情報提供、連絡、通知および採用選考とその手続きのため
従業者情報 ：従業者管理に係わる業務に利用するため
（業務、労務、人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）
退職者情報 ：退職者との連絡、退職者からの問合せへの対応に利用するため
お問合せ者情報 ：お問合せに回答するため
来訪者情報 ：情報セキュリティ管理、コンプライアンス対応に利用するため
顧客・取引先情報 ：営業活動、情報提供、請求、支払管理、連絡契約締結のため本人から直接書面によって取得する場合の利用目的が、開示対象個人情報の利用目的になります。
（２）本人から直接書面以外によって取得する場合
採用応募者情報：採用応募者への情報提供、連絡、通知および採用選考とその手続きのため
顧客・取引先情報 ：営業活動、情報提供、請求、支払管理、連絡契約締結のため
７．個人情報の第三者提供ご本人の同意がある場合、法令に基づく場合及び以下の提供先以外、個人情報を提供致しません。
提供の目的 ：営業活動として、本人の技術力をＰＲするため提供する個人情報の項目：業務経歴書
（氏名、生年月日、年齢、保有資格、経験年数、業務経験内容）
提供の手段又は方法 ：書面
提供を受ける者 ：当社のお客様
８. 個人情報の共同利用について
当社では、グループ企業間での人事交流を行う場合がございます。その場合、下記の範囲に限定して、ご本人からお預かりした個人情報を共同利用しますのでご承知おきください。
（1）共同利用する範囲
ホクトグループ４社
株式会社ホクトエンジニアリング、株式会社ホクトテクノスタッフ、株式会社ホクトコミュニケーションズ、株式会社TSKシステムズ
（2）共同利用の目的
①グループ企業間での人事管理業務（業務、労務、給与、福利厚生等）に利用いたします。
②お取引先様に関する個人情報：お取引先様とのコミュニケーションの為
契約履行の為
支払及び請求の為
（3）共同利用する個人情報の項目
氏名、年齢、生年月日、住所、電話番号、携帯電話番号、メールアドレス、携帯メールアドレス、勤務先名、職業
（4）共同利用する個人情報の管理責任者
株式会社ホクトエンジニアリング 個人情報保護管理者
（5）お問い合わせ窓口
株式会社ホクトエンジニアリング
電話 03-3760-4860 FAX 03-3760-4890
(6)取得方法：本人から直接書面によって取得、電話等で本人から直接書面によらない取得
９．個人情報の取扱いの委託
当社は、上記３．個人情報の利用目的を達成するために、個人情報を当社の業務委託先に委託する場合があります。当社は、個人情報を当社の委託先に委託する場合には、適切な委託先を選定するとともに、委託先の義務と責任を「秘密保持に関する誓約書」により明確にするなど、委託先において個人情報が安全に管理されるよう適切に監督します。
１０．個人情報の提供に対する任意性及びご同意いただけない場合に生じる結果個人情報の提供はご本人様の任意となりますが、当該情報を与えなかった場合は、ご希望に沿った対応ができないことをご了承ください。
１１．クッキー等の取得
当社は、クッキー等を用いるなどして、ご本人が容易に識別できない方法による個人情報の取得は行っておりません。
１２．個人情報の取扱いに関するお問合せ及び苦情の申し出先
ご本人または代理人は、当社で扱う個人情報についてのお問合せ、苦情の申し立てを行うことができます。
これらの要求については、以下の個人情報に関するお問合せ窓口にご連絡ください。
お問合せ窓口：株式会社ホクトエンジニアリング 本社 苦情相談窓口担当者
〒152-0004 東京都目黒区鷹番3-1-3
電話 03-3760-4866 FAX 03-3760-4890
１３．開示等の請求に関する手続き
利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者への提供の停止、第三者への提供の記録の提示
（以下、開示等という）を求めることができます。
上記１２．のお問合せ窓口までご連絡ください。ご連絡頂きましたら、請求内容に応じた当社所定様式の申請書を郵送致しますので、ご記入の上、必要書類を同封して送付にてお申込ください。（送付料は請求者のご負担となります。）
ご本人（または代理人）である事を確認した上で、書面の交付により回答致します。
（手数料はかかりません） 必要書類として、ご本人確認のできる運転免許証やパスポート等の写しを同封して下さい。代理人の場合は、上記に加え、委任状も必要となります。
１４. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について
(1)基本方針の策定
当社では、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「照会および苦情の窓口」等についての個人情報保護基本方針を策定しています。
(2)個人データの取扱いに係る規程の整備
当社では、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。
(3)組織的安全管理措置
当社では、個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う役職員および当該役職員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
(4)人的安全管理措置
当社では、個人データの取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施しています。
(5)物理的安全管理措置
当社では、個人データを取扱う区域において、役職員の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
(6)技術的安全管理措置
当社では、アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
(7)外的環境の把握
当社が外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しています。
１５．認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申し出先
当社は、認定個人情報保護団体「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の対象事業者です。同協会に、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を申し出ることができます。
お問合せ先：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9
電話：03-5860-7565 / 0120-700-779